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Recht auf Home-Office: Sieben Tipps, damit Ihr Unternehmen vorbereitet ist

Recht auf Home-Office. Die Idee ist umstritten. Arbeitsminister Hubertus Heil will trotzdem bis zum Herbst einen entsprechenden Gesetzesentwurf vorlegen. Demnach sollen Arbeitnehmer künftig einen Anspruch darauf haben, von zu Hause zu arbeiten. Immer vorausgesetzt natürlich, ihre Tätigkeit lässt dies auch zu.

Was vielerorts als Notlösung in der Krise eingeführt wurde, könnte bald zu einem festen Bestandteil des Unternehmensalltags werden. Arbeitgeber müssen also vermutlich mit bleibenden Veränderungen rechnen. Wir haben für Sie Tipps zu den Punkten IT, Datenschutz und Arbeitszeitgesetz zusammengestellt, damit Ihr Unternehmen startklar ist, wenn das Gesetz in Kraft tritt.

    • 1. Produktivitätsanwendungen aus der Cloud

      Mit cloudbasierten Produktivitätsanwendungen wie Microsoft 365 haben Ihre Mitarbeiter von jedem beliebigen Gerät und Ort auf alle Ressourcen Zugriff. Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook können mit jedem Gerät und verschiedenen Browsern genutzt werden, sodass der Zugang zu Dateien, E-Mails und Kalender auch im Home-Office gewährleistet ist.

      Mit den Office-Apps können Dateien zudem online geöffnet und lokal freigegeben werden. Außerdem kann Ihr Team unkompliziert gemeinsam Dateien bearbeiten und diese sicher in der Cloud speichern. Wenn Ihre Mitarbeiter im Home-Office private Geräte nutzen, behalten Sie mit den Schutzrichtlinien für Microsoft Intune Apps und dem bedingten Zugriff von Azure AD die Kontrolle über die abgerufenen Unternehmensdaten.

    • 2. Software für reibungsloses Zusammenarbeiten

      Online-Meetings abhalten, den Bildschirm teilen, sich schnell und unkompliziert im Chat austauschen und Daten sicher in der Cloud speichern, sodass Kollegen direkt darauf zugreifen und sie bearbeiten können. Diese Werkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit enorm, sei es im Büro oder im Home-Office.

      Sie können sich diese Tools über verschiedene Anbieter organisieren oder eine Software wählen, in der bereits all diese Funktionen integriert sind, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Mehr Informationen zu dieser Software finden Sie in unserem Blog „Kommunikation und Zusammenarbeit im Mobile-Office mit Microsoft Teams“.

    • 3. ERP-Lösungen aus der Cloud

      Mit ERP-Lösungen aus der Cloud können Sie Ihr Unternehmen von überall führen. Sie benötigen nur einen Internetzugang, einen Browser und ein Endgerät. Ob Finanzbuchhaltung, Datenanalysen oder die Verwaltung des Streckengeschäfts – ERP-Software unterstützt Sie bei der Planung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, auch im Home-Office.

      Auf unsere branchenspezifischen ERP-Lösungen agilesFood und agilesTrade können Ihr Team und Sie dank Cloud-Technologie von überall zugreifen. Mit unserer ERP-Software behalten Sie außerdem stets den Überblick über Ihre Lieferkette, von den Lagerbeständen über die Bestellabwicklung bis zur Abrechnung. Denn gerade in unruhigeren Zeiten ist eine transparente Lieferkette eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Produkte rechtzeitig und in der gewünschten Menge geliefert werden können.

      Haben Sie Fragen zu ERP-Lösungen oder dazu, wie Sie Ihr Unternehmen für das Recht auf Home-Office vorbereiten können? Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an!

    • 4. Vorbeugende Sicherheitsmaßnahmen

      Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, kann das gewisse Sicherheitslücken und Risiken mit sich bringen. Bei unserem Partner Microsoft wird Sicherheit selbstverständlich großgeschrieben. Trotzdem empfiehlt es sich, vorbeugende Maßnahmen zu treffen.

      Informieren Sie Ihre Angestellten über Sicherheitsrisiken wie Phishing. Führen Sie für Mitarbeiter im Home-Office Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Zusätzlich zum Passwort ist dann bei der Anmeldung mindestens ein weiterer Identitätsnachweis nötig. So können Hacker im Ernstfall mit den Passwörtern Ihrer Mitarbeiter nicht auf die Daten und Konten Ihres Unternehmens zugreifen. Mehr zu diesem und anderen Sicherheitsthemen finden Sie im E-Book „Securing your remote workers“ von Microsoft.

    • 5. In der Cloud speichern

      Generell empfiehlt es sich, wichtige Dokumente in der Cloud zu speichern. Einerseits bedeutet das Speichern in der Cloud mehr Sicherheit, nicht nur in Bezug auf Datensicherung und Wiederherstellung nach Festplattenausfällen, sondern zum Beispiel auch bei Angriffen durch Erpressungssoftware.

      Andererseits erleichtert das Speichern in der Cloud die Zusammenarbeit. In OneDrive werden Dateien standardmäßig privat gespeichert. Sie können aber schnell und unkompliziert mit Kollegen, Kunden oder Partnern geteilt und dann gemeinsam bearbeitet werden. Für optimale Zusammenarbeit können geteilte Dokumente beispielsweise in Microsoft Teams abgelegt werden.

    • 6. Datenschutz gewährleisten

      Wenn Angestellte im Home-Office arbeiten, muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Datenschutz sichergestellt wird. Sollten personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die DSGVO unbedingt eingehalten werden. Es empfiehlt sich, gemeinsam mit dem Rechtsbeistand und Datenschutzbeauftragten eine Richtlinie für den Datenschutz im Home-Office aufzusetzen und diese von den Mitarbeitern unterschreiben zu lassen.

      Beispielsweise sollte der Home-Office-Platz in einem abschließbaren, separaten Zimmer untergebracht sein. Außerdem sollten die Mitarbeiter Arbeitsunterlagen und Geräte bei Nichtbenutzung wegschließen und den Rechner beim Verlassen des Arbeitsplatzes immer sperren. Auf Unternehmensanwendungen und Ressourcen sollte über VPN verschlüsselt zugegriffen werden. Die Verschlüsselung von E-Mails, Daten und Datenträgern sowie der Schutz des Arbeitsrechners durch ein Passwort sollten ohnehin gängige Praxis sein.

    • 7. Auf Einhaltung der Arbeitszeiten achten

      Arbeitsminister Hubertus Heil hat im Zusammenhang mit seinem Gesetzesentwurf zum Recht auf Home-Office „faire Regeln“ angekündigt, damit sich die Arbeit „nicht zu sehr ins Private frisst“. Abgesehen davon gilt selbstverständlich auch im Home-Office das Arbeitszeitgesetz. Ruhezeiten, Ruhepausen, Höchstarbeitszeit sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen sind ebenso einzuhalten wie im Büro. Es empfiehlt sich, ein Modell zu finden, mit dem auch Mitarbeiter im Home-Office ihre Arbeitszeiten erfassen können.

    Unabhängig davon, ob und in welcher Form das Recht auf Home-Office umgesetzt wird, ist die Thematik aktueller denn je. Die letzten Monate haben die Art des Arbeitens verändert und viele Unternehmen einen Schritt weiter auf dem Weg zur digitalen Transformation gebracht. Trotzdem bleibt die Digitalisierung eine große Herausforderung.

    Wir beraten Sie gerne.

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